规章制度未向员工公示的法律后果 及补救方案

来源：广东怀明律师事务所 吴耀华律师

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案例：未公示规章制度导致违法解除劳动合同案

一、基本案情

某机械制造公司员工杨某某因患乙肝需请假治疗，通过口头向直属领导请假后未到岗。公司以“连续旷工4天违反规章制度”为由解除劳动合同。

杨某某主张：

‌不知晓制度内容‌：公司仅在OA系统发布《员工考勤管理办法》，但杨某某作为车间铣床工，日常工作中无权限登录OA系统查阅文件‌；

‌制度未公示‌：公司未在车间公告栏张贴制度，也未通过员工手册签收、培训等途径告知制度内容‌。

二、法律争议焦点

公司能否依据未公示的规章制度认定杨某某“严重违纪”并解除劳动合同？

三、法院认定

‌程序违法‌：公司未通过车间公告栏、培训等有效途径向杨某某公示制度，OA系统公示不适用无系统使用权限的劳动者‌。

‌制度无效‌：根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第五十条，未公示的规章制度对劳动者无约束力‌。

法院判决‌：公司解除行为违法，需支付杨某某违法解除劳动合同赔偿金。

未公示规章制度的机械制造业公司补救方案

一、‌立即启动公示程序‌

1、‌选择适配岗位特性的公示方式‌

1.1针对车间工人等非行政岗位，在车间公告栏、更衣室等区域张贴制度全文，采用防水防撕材质装裱，张贴时拍摄带日期水印的照片存档‌；

1.2通过班前会、安全培训等集体活动宣读制度，制作《培训签到表》并要求参会人员签字确认‌。也可以将核心制度汇编成员工手册，发放时要求员工在《签收登记表》中签名，并注明“已阅读并同意遵守”字样。‌

2、‌补充电子化公示措施‌

2.1向管理人员、技术岗位等具备OA系统使用权限的员工发送制度文件，要求其通过系统签收功能确认阅读‌；

2.2通过企业微信或钉钉工作群二次推送制度文件，保留群公告记录及员工已读状态截图‌；

2.3对于规模较小的企业，可采用传阅方式公示。制作《规章制度告知确认表》，明确列明制度名称、生效日期等核心信息，员工签字后由人力资源部门归档。‌

二、‌补正民主协商程序‌

1、‌组织职工代表大会或全员意见征集‌

1.1召开职工代表大会审议制度内容，形成会议纪要并由参会代表签字‌；

1.2若企业未设立职代会，可通过部门负责人收集员工书面意见，汇总后由工会或员工代表签字确认‌。

2、‌修订制度版本并标注生效日期‌

在制度封面注明“经民主协商程序修订”及生效日期（建议预留7天公示缓冲期）‌。

三、‌证据固化

纸质签收：设计《规章制度签收确认单》，包含制度名称、签收日期及员工手写确认条款，由人力资源部门统一保存原件‌；

电子记录：导出OA系统签收日志、邮件已读回执等数据，按年度分类存储‌。

综上，公示程序既是法律强制要求，也是企业规范用工管理、防范法律风险的必要措施。企业在操作时应注意采用多种公示方式并存（如书面签收+电子存档），并保存至少2年以上的告知证据‌。

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